Uma situação bastante comum no mundo corporativo ocorre quando, ao detectar problemas em seus processos administrativos, uma organização se volta contra o sistema de informação em operação, apontando-o como responsável pela ineficiência corporativa. O autor Paul Strassmann analisou dados de cerca de 500 empresas e concluiu que não há relação direta entre o gasto de uma organização em TI e seu sucesso econômico. Esse fato aumenta ainda mais a relevância da correta estruturação dos processos de uma organização.
a) Para o caso específico da 2Laps, qual a importância em se tipificar o problema em estruturado, semiestruturado ou não estruturado?
b) Quais níveis de gestão da empresa devem apresentar as soluções para problemas estruturados, semiestruturados ou não estruturados, respectivamente? Para cada nível de gestão, aponte uma providência que poderia ser tomada pela 2Laps para que as decisões fiquem corretamente circunstanciadas a eles.
c) Como meio de suprir as necessidades de informações de cada nível de gestor, você deve sugerir tipos de relatórios para cada um deles, sucintamente.
Soluções para a tarefa
Antes de iniciar a descrição da solução, uma reafirmação é necessária: o sistema de informação (SI) não é a fonte da desorganização verificada no fluxo de informações e nas instâncias de decisão. É comum, nos mais diversos tipos e dimensões de organizações, que se considere o SI atual como incapaz de gerir seus processos e, mais comum ainda, que se deixe de avaliar a eficiência e a adequação desses processos. Pois é nessa premissa que a solução se baseia, e ela será desenvolvida considerando a descrição de como a 2Laps deveria abordar cada item mencionado no enunciado. Seguem as respostas, item a item:
a) A tipificação de um problema em estruturado, não estruturado e semiestruturado não é uma mera peça teórica sem aplicação prática. Ao contrário disso, serve para que os diferentes tipos de problemas sejam endereçados a quem tenha alçada para resolvê-los e, assim, se construa uma cadeia organizada de decisões. No caso específico da 2Laps, nota-se pelo enunciado que a organização lidava com um cenário de desorganização do fluxo de informações, o que reforça a necessidade de tipificação dos problemas e a consequente separação das decisões pelas instâncias capacitadas a resolvê-los.
b) As situações nascidas das operações diárias da empresa devem ser decididas por gestores operacionais e seus subordinados diretos. Os procedimentos operacionais devem ser revistos e a nova sugestão para cada um deles deve ser documentada, a fim de que cada colaborador possa contar com uma referência a ser seguida. Com base nessas considerações, a 2Laps deve fomentar a cultura de que as decisões operacionais e de âmbito departamental fiquem restritas ao gestor daquele departamento apenas. Eventual busca por outra instância administrativa deve ser de iniciativa exclusiva desse gestor. As situações fora do contexto operacional diário e que demandem raciocínio tático e boa percepção da situação atual da empresa devem ser resolvidas por gestores de nível médio da organização. Essas situações incluem eventuais mudanças futuras nos procedimentos operacionais, abertura de novas frentes de vendas e definições sobre a conduta dos colaboradores, por exemplo. No caso da 2Laps, uma ideia surgida no nível operacional ou uma decisão que implique em mudanças mais profundas nas operações diárias devem ser levadas aos gerentes desse nível intermediário. As situações que demandem sensibilidade, visão de longo prazo, aplicação de estratégia e intuição devem ser assumidas por gestores de alto escalão. Para a 2Laps, decisões como a criação de novos produtos ou reposicionamento da organização no mercado devem ser exclusivas de gestores desse nível. Dessa forma, os problemas estruturados, não estruturados e semiestruturados (descritos há pouco como situações) seriam direcionados a gestores de nível operacional, estratégico e tático, respectivamente.
c) Como meio de suprir as necessidades de informações dos três níveis de gestores, deverão ser fornecidos relatórios com indicadores pontuais e recorrentes para os níveis operacional e tático, e simulações e projeções para o nível estratégico.