Question

Qual é a relação existente entre checklist, follow-up e agenda, destacando a importância dessas ferramentas no dia a dia do profissional de Secretariado.

Answer 1

Checklist

O checklist é uma lista de verificação. Nele é possível relacionar todas as atividades e os materiais necessários para executar determinada tarefa. Ele deve ser conferido diversas vezes durante o dia, garantindo que nenhum item passe despercebido e você acabe esquecendo-se de realizar alguma tarefa importante.

Follow-up

É uma técnica de acompanhamento que complementa uma agenda. Ele deve ser utilizado sempre, por exemplo, quando você for fazer uma lista de assuntos pendentes. Para ficar mais fácil, separe por prazos a serem cumpridos, como: assuntos a resolver amanhã, semana que vem, daqui a quinze dias.


Agenda

Com ela é possível organizar as tarefas do dia, semana, mês… uma boa agenda eletrônica é oGoogle Agenda, já falei delaaqui.

Tanto você como seu executivo podem alterar os compromissos e o melhor de tudo? Ela pode ser acessada de qualquer lugar do mundo. Basta ter acesso a internet, super né?

Na agenda anote tudo que for possível, assim você não corre o risco de esquecer nadinha. Algumas coisas importantes que se deve anotar na agenda:

A rotina de nós, secretárias, é bem apertada, são muitas tarefas para resolver o tempo todo e se não houver um planejamento eficaz do tempo, pode comprometer e muito nossa carreira. Nosso dia que já não é fácil pode virar um caos e é claro que ninguém quer isso. =]

Cada secretária tem a sua rotina de tarefas, afinal, elas mudam conforme o setor que você trabalha. Mas sempre dá para melhorar um pouquinho e ficar ainda mais super né?

Para a secretária, dominar as técnicas secretariais é fundamental. Para conseguir planejar e executar as atividades do dia é preciso adotar algumas técnicas importantes como: