Na atividade da primeira semana, você elaborou os processos de arquivamento dos documentos do setor de RH da Academia Saúde e Vida. Agora, você deverá mostrar aos seus colegas de trabalho como se dará esse novo processo, a fim de que a organização se torne padrão e vire procedimento interno da empresa.
Atividade
Elabore uma apresentação para demonstrar aos profissionais do setor de RH como deverá ser realizado o novo processo de arquivamento (escolhas de organização dos documentos realizada na Atividade 1). Seu material deverá ser explicativo e claro, para que todos entendam o novo procedimento. Você pode inserir imagens, textos explicativos e outros elementos na sua apresentação.
Soluções para a tarefa
Resposta:
Explicação:
Esses documentos precisam ser guardados de maneira adequada para organizar arquivos e assim, manter a organização do setor. O arquivamento deve ser feito em pastas exclusivas de cada funcionário, que podem ser organizadas por data de admissão ou por ordem alfabética. Por sua vez, essas pastas precisam ficar guardadas em local livre de umidade ou luz forte para garantir a preservação dos documentos. Sendo assim, esse local deve ser de acesso facilitado para que os funcionários que necessitem buscar esses documentos os encontrem de maneira rápida. Deve-se ter cuidado também com as condições do local onde serão guardados os arquivos, para não acumular poeira sobre os papéis. Além disso, deve ser feita dedetização no ambiente a cada seis meses para evitar a presença de traças, cupins, baratas e outros insetos indesejados.
O primeiro passo para começar a organizar arquivos é separar os documentos por funcionário, quando for o caso e por assunto, quando forem documentos da empresa. Como conclusão, você pode criar um arquivo ativo, com os documentos que são buscados com frequência e outro arquivo inativo, onde ficarão armazenados os documentos que não são tão utilizados. O arquivo inativo pode ser depositado sob a responsabilidade de empresa especializada pela guarda de “arquivo morto”.
O processo de arquivamento de documentos na gestão de recursos humanos é fundamental para que a empresa possa manter controle eficiente sobre todos os aspectos legais e financeiros sobre seus funcionários. Para tanto é necessário realizar o correto arquivamento destes documentos, de forma padronizada e organizada, para que não ocorram erros no processo.
Processo de arquivamento em RH
Podemos adotar diferentes medidas para um processo de arquivamento eficiente. Um deles é organizar os arquivos em pastas, e estas pastas em armários, gavetas ou caixas (dependendo das disponibilidades de espaço da organização), separando-as por funcionário, setor ou função. Por exemplo, podemos separar as fichas com os documentos de cada funcionário por ordem alfabética, ou agrupar as fichas individuais de cada funcionário por setor específico.
No caso da academia podemos organizar as fichas de cada colaborador por setor, separando os instrutores do pessoal administrativo. Podemos ainda arquivar os documentos juntos (mas em pastas separadas), organizando alfabeticamente.
Nestas pastas devem constar todos os documentos necessários de cada funcionário, como por exemplo documentos pessoais, exames obrigatórios, atestados, etc.
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