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O que mudou com a NFe
A implantação do modelo de Notas Fiscais eletrônicas (NFes) representa um grande avanço tecnológico, substituindo grande parte das notas de papel por um novo modelo digital de documento fiscal, além de trazer praticidade ao dia a dia das empresas.
Até pouco tempo atrás, as organizações perdiam muito tempo para digitar e conferir as Notas Fiscais. Assim, hoje o procedimento é muito mais prático, pois há a possibilidade de importar os dados de arquivos compatíveis (formato XML).
Entre as alterações mais significativas está o fato de as informações das operações das empresas ficarem disponíveis no site da Sefaz por até 180 dias, com a possibilidade de serem consultados pela internet com a utilização de uma chave de acesso (44 dígitos) que é gerada com a emissão da nota.
Chave de Acesso
Todo documento fiscal deve ser armazenado por, no mínimo, 5 anos, segundo a legislação vigente, em arquivo XML. A falta de algum documento fiscal pode culminar em multas de cerca de R$1.000 por documento perdido.
Com a plataforma do Arquivei, a consulta de NFe é automática, ou seja, basta ter certificado A1 ou A3, não precisa da chave de acesso. Além disso, a plataforma armazena todas as Notas emitidas contra o CNPJ da empresa, cumprindo com a Lei da Guarda de documentos fiscais. Teste gratuitamente o Arquivei.
A princípio, as NFes substituem apenas os modelos de Notas Fiscais em papel, tipo 1 e 1A.
Outros documentos fiscais, como a Nota Fiscal ao Consumidor (modelo 2) ou o Cupom Fiscal permanecem na forma tradicional. No entanto, a expansão do projeto já é esperada e a expectativa é de que em breve será possível substituir todos os tipos de notas fiscais de papel existentes.
Benefícios da NFe
Podemos dizer que os benefícios da NFe ocorreram de modo bastante abrangente: vendedor, contador, comprador, sociedade e órgãos de controle tributário, todos foram impactados positivamente.
Com a NFe, não existe mais a necessidade de imprimir todas as notas fiscais, pois agora elas ficam armazenadas digitalmente. Isso representa:
Uma grande economia em termos de impressão, além do fato de ser algo mais ecologicamente sustentável;
Não há mais a necessidade de espaço físico para guardá-las, e também fica muito mais fácil para consultá-las. Todo o envio é feito pela internet, o que por si só já representa uma economia e facilidade em relação aos antigos problemas de custos e logística de envio.
A implementação da NFe também simplificou as obrigações acessórias, como a Autorização da Impressão de Documentos Fiscais (AIDF) – que não existe mais –, e estimulou o comércio eletrônico e a adoção de novas tecnologias, que facilitem as transações.
Os compradores também não precisam mais digitalizar as notas fiscais na recepção de mercadoria, pois o sistema já é todo digitalizado. Pelo fato de serem geradas eletronicamente, há uma expressiva redução de erros na escrituração e nos processos de digitalização.
Pelo fato de poder ser emitida e enviada com antecedência, a NFe também auxilia no planejamento logístico e seu uso incentiva o relacionamento eletrônico entre fornecedores, no modelo B2B.
O modelo eletrônico da Nota Fiscal é mais difícil de ser fraudado, o que a torna mais confiável. Além disso, a adoção da NFe aprimora os processos de controle fiscal, pois permite verificações mais ágeis e o intercâmbio e o compartilhamento das informações entre os Fiscos.
O sistema também reduz os custos públicos de verificação, armazenamento, conferência e processos com as notas fiscais, graças à possibilidade de automatização do sistema digital, e torna mais difícil a sonegação, consequentemente aumentando a arrecadação.