Este documento cumpre a função de uma carta, pois é a correspondência oficial desses órgãos e seu pessoal. Emite-se em papel timbrado com logotipo do órgão, brasão, símbolo do departamento, contem número, vocativo ou pronome de tratamento, texto, despedida, local e data e assinatura com o nome abaixo. Trata-se de:
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