Question

zé quer enviar um documento para a prefeitura. qual seria o documento ideaal?

Answer 1

Para órgãos oficiais se usa o ofício que é tipo uma correspondência, mas a ordem é trocada. 
E teria que ter algumas normas que são: a numeração no alto da folha, o texto, a data, a assinatura e bem embaixo o destinatário com o pronome de tratamento adequado e endereço.