Você teve oportunidade de estagiar na área de BPM de uma empresa de prestação de serviços de informática. Lá, acompanhou de perto a aplicação dos conceitos de BPM para melhoria e simplificação de diversos processos, permitindo que houvesse substancial redução nos custos e agilização dos processos (que se tornaram também mais robustos e isentos de falhas). Isso fez com que os serviços prestados pela empresa alcançassem patamares elevados de qualidade, o que agradou os clientes, aumentando as vendas e as receitas. Concluindo sua graduação, você prestou concurso público para a empresa responsável pelo processamento de dados de seu estado, tendo sido aprovado. Após a posse, quando seus superiores souberam de sua experiência com BPM, resolveram alocá-lo como líder na área de Melhoria Contínua de Processos. Assim, você passou a ter contato com as diversas rotinas da posição e percebeu o quão complexos, demorados e ineficientes os processos eram. Percebeu ainda que existiam inúmeras oportunidades de melhoria, mediante a aplicação dos conceitos e práticas que conhecia sobre o gerenciamento de processos. Pensou em desenvolver um plano de ação, com treinamento dos envolvidos, atribuição de responsabilidades para mapeamento, análise e melhoria dos processos, como era feito na empresa em que estagiou. No entanto, surgiram dúvidas: a) Seria adequado aplicar a solução que funcionou tão bem na empresa privada na empresa pública em que atua agora? Justifique sua resposta. b) Quais os principais aspectos a serem considerados e os cuidados a serem tomados? c) Como você pode lidar com eles?
Soluções para a tarefa
Resposta:
Explicação:
PADRÃO DE RESPOSTA ESPERADO
a) A adoção da solução é apropriada, pois um dos princípios da Administração Pública é a excelência nos serviços prestados aos cidadãos, exigindo que a administração persiga a eficiência e a eficácia nas atividades e nos serviços – questões viabilizadas pela solução. A sociedade cada vez mais exigente cobra a qualidade nesses serviços.
b) No setor público, uma grande dificuldade para a implementação de mudanças para melhoria de processos é a resistência às mudanças, causada por uma cultura burocrática enraizada que dificulta a participação e o envolvimento das pessoas nos processos de mudança. Há, ainda, barreiras devido ao medo ou à insegurança e à própria legislação, bem como à carência de pessoas e recursos, à falta de integração entre as áreas e setores e à falta de tempo hábil.
c) Nesse contexto, o papel do gestor na implantação e na estruturação de novas ideias é essencial para promover melhorias,pois é ele que vai motivar a equipe, demandar e incentivar a capacitação e ainda servir de exemplo para que as mudanças ocorram, mesmo com todas as dificuldades inerentes ao setor.
Desta forma, você deve iniciar um processo de convencimento, evidenciando que o gerenciamento e a melhoria dos processos não vão fazer com que todos trabalhem mais, ou seja, não é algo a mais a ser feito: ao contrário, a simplificação e a agilização dos processos vão permitir que a rotina seja mais simples, menos emperrada e mais eficiente, sendo possível fazer mais com menos esforço. Deverá explicar o que é o gerenciamento de processos, relatar os benefícios que vivenciou pela sua aplicação na iniciativa privada e, principalmente, apresentar estudos com casos de sucesso da implementação de tal estratégia em instituições públicas.
A partir daí, deve incentivar os colegas a apresentarem quais são suas dificuldades, o que atrapalha o bom andamento de seus trabalhos, etc., o que propiciaria um clima adequado para iniciar o mapeamento dos processos, com o intuito de compreendê-los e identificar onde e como as dificuldades surgem: tal ação permitiria que as primeiras ações de simplificação e melhoria pudessem ter início, o que motivaria todos, como um time, a buscarem a melhoria contínua dos processos.
Resposta:
a) A adoção da solução é apropriada, pois um dos princípios da Administração Pública é a excelência nos serviços prestados aos cidadãos, exigindo que a administração persiga a eficiência e a eficácia nas atividades e nos serviços – questões viabilizadas pela solução. A sociedade cada vez mais exigente cobra a qualidade nesses serviços.
b) No setor público, uma grande dificuldade para a implementação de mudanças para melhoria de processos é a resistência às mudanças, causada por uma cultura burocrática enraizada que dificulta a participação e o envolvimento das pessoas nos processos de mudança. Há, ainda, barreiras devido ao medo ou à insegurança e à própria legislação, bem como à carência de pessoas e recursos, à falta de integração entre as áreas e setores e à falta de tempo hábil.
c) Nesse contexto, o papel do gestor na implantação e na estruturação de novas ideias é essencial para promover melhorias,pois é ele que vai motivar a equipe, demandar e incentivar a capacitação e ainda servir de exemplo para que as mudanças ocorram, mesmo com todas as dificuldades inerentes ao setor.
Desta forma, você deve iniciar um processo de convencimento, evidenciando que o gerenciamento e a melhoria dos processos não vão fazer com que todos trabalhem mais, ou seja, não é algo a mais a ser feito: ao contrário, a simplificação e a agilização dos processos vão permitir que a rotina seja mais simples, menos emperrada e mais eficiente, sendo possível fazer mais com menos esforço. Deverá explicar o que é o gerenciamento de processos, relatar os benefícios que vivenciou pela sua aplicação na iniciativa privada e, principalmente, apresentar estudos com casos de sucesso da implementação de tal estratégia em instituições públicas.
A partir daí, deve incentivar os colegas a apresentarem quais são suas dificuldades, o que atrapalha o bom andamento de seus trabalhos, etc., o que propiciaria um clima adequado para iniciar o mapeamento dos processos, com o intuito de compreendê-los e identificar onde e como as dificuldades surgem: tal ação permitiria que as primeiras ações de simplificação e melhoria pudessem ter início, o que motivaria todos, como um time, a buscarem a melhoria contínua dos processos.
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