Você é gerente de contas em uma grande empresa de consultoria que presta serviços para empresas de várias cidades do Brasil e também do exterior. Você é responsável pelas contas de clientes corporativos de grande porte e tem metas de fechamento de contratos a cada semestre. O ciclo atual está se encerrando (faltam apenas duas semanas), e você ainda não fechou sua meta. Buscando encontrar alternativas, você revisa seus registros de prospecções recentes e localiza algumas oportunidades, entre elas um cliente fora do país: é uma empresa que você já prospectou há algum tempo, quando ela estava acertando a rescisão de contrato com a empresa que prestava esse serviço anteriormente – como o prazo de prestação de serviços pela antiga empresa está se esgotando, você sabe que o cliente precisa fechar um novo contrato na próxima semana. As outras alternativas são empresas nacionais, mas de menor volume, sendo necessário fechar vários contratos para que fossem equivalentes a esse único do exterior. Então, você decide “apostar suas fichas” nesse negócio e inicia o planejamento de sua viagem para visitar o desejado cliente.
Veja mais algumas informações relevantes a serem consideradas:
Para que você realize o adequado planejamento dos recursos e dos custos envolvidos em seu projeto, reflita e responda às seguintes questões:
a) Considerando que a sua verba para viagens neste semestre está no fim, que informações você precisa levantar e que alternativas você visualiza para lidar com essa limitação?
b) Existem riscos envolvidos neste projeto? Caso positivo, quais seriam eles e como você pode tratá-los?
Soluções para a tarefa
a. Considerando que você é o gerente de contas em uma grande empresa de consultoria, as informações que precisam ser levantadas são o capital total que você possui para realização da viagem; o preço das viagens aéreas, o preço da alimentação, de um transporte até o suporte da empresa e da gasolina, posteriormente.
b. Sim, existem riscos envolvidos neste projeto, que vão desde a falta de verba durante a viagem, imprevistos que custem caro, até mesmo a possibilidade de não concretização da venda. Para lidar com eles, será preciso planejar com maestria e preparar-se para ter uma boa negociação com o cliente.
Abraços!
Resposta:
a) Informações:
O primeiro passo será verificar qual é o saldo da verba disponível e fazer um levantamento detalhado do custo total da viagem, a fim de verificar se sua demanda é compatível com a disponibilidade. Para que o levantamento dos custos seja realizado de forma apropriada, é importante detalhar os recursos necessários, a fim de permitir uma verificação mais precisa dos custos envolvidos. Entre os recursos, podem-se listar: passagens aéreas, deslocamentos, hospedagem e alimentação. A partir dessa lista, você vai poder verificar os custos de cada recurso para apurar o custo total da viagem.
Além disso, outras informações são importantes e precisam ser verificadas, tais como a disponibilidade de agenda do cliente, os voos e os horários disponíveis para aquela localidade e o tempo que você leva na viagem (incluindo escalas). Lembre-se de que o tempo também é um recurso importante e, para que a viagem possa valer a pena, é preciso que seja possível você se deslocar até lá, realizar a reunião e obter uma definição do cliente (fechamento do contrato) dentro do prazo que você tem para o fechamento de seu ciclo, que se encerra em duas semanas.
Para reduzir os custos, você pode fazer uso da estrutura que a empresa tem no exterior. Para isso, você precisa verificar se existe essa estrutura na cidade onde seu cliente está e a disponibilidade para a data desejada e realizar a reserva dos recursos, a fim de garantir que eles estarão disponíveis para você. Somente se todos esses fatores forem atendidos é que você vai poder considerar a disponibilidade desses recursos sem a necessidade de custos.
b) Riscos:
O risco é uma característica natural de todo e qualquer projeto, correspondendo às chances de algo sair diferente do pretendido, o que pode ocorrer tanto para melhor quanto para pior. Logo, este projeto, assim como qualquer outro, conta com riscos envolvidos.
Entre os riscos envolvidos no projeto, podem-se listar:
- O cliente pode não fechar o contrato, e você não vai ter mais tempo para visitar as outras alternativas – e esse risco você não vai ter como eliminar, pois depende da decisão do cliente. O que você pode fazer é se preparar ao máximo para a reunião e empenhar seus melhores esforços para que consiga fechar o contrato, reduzindo ao máximo esse risco.
- Sua viagem pode levar mais tempo do que o previsto, pois pode haver, por exemplo, atrasos em voos ou no deslocamento até o cliente – para tratar esse risco, você pode se organizar para chegar na cidade antes da data agendada com o cliente e pesquisar rotas de deslocamento.
- Sua viagem pode consumir mais recursos do que o previsto, pois pode ocorrer, por exemplo, atraso no seu primeiro voo, fazendo com que você perca a conexão com o próximo, tendo que se hospedar na cidade de escala até o próximo voo disponível – para reduzir os impactos desse problema, procure verificar as alternativas de hospedagem na cidade, a fim de encontrar a alternativa mais econômica. É importante também que você considere esse custo em seu levantamento como um custo de contingência do projeto.
Explicação: