qual a importância do Acervo Educacional dentro de Unidade Escolar
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Resposta:
Organização do arquivo escolar
Ao arquivo ativo pertencerão todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos que se referirem a alunos matriculados, a funcionários e a professores em atividades na unidade escolar. Ao arquivo passivo competirão todas as pastas de assentamentos individuais e todos os documentos de ex-alunos, ex-professores e ex-funcionários da unidade escolar. O arquivo escolar único é organizado sem a distribuição de acordo com o curso e a organização curricular a que pertence . Deve ser constituído um fichário com fichas nas quais conste um código indicando a parte do arquivo em que está arquivado o prontuário do aluno, o nome do mesmo, outras informações que achar necessárias.
A mesma organização pode ser utilizada no arquivamento dos documentos dos corpos docente e administrativo. Assim sendo, sempre que se elaborar um documento ou organizar um arquivo, deverá haver a preocupação de verificar se os que vierem em futuro remoto entenderão e saberão perfeitamente o que se escriturou e qual o seu adequado funcionamento. Nenhum documento pode ser retirado dos Arquivos Escolares sem a prévia autorização escrita do Diretor. O arquivo corrente, também chamado de administrativo, é aquele composto por documentos que fazem parte das rotinas administrativas, jurídicas e funcionais da instituição e que estão intimamente ligados aos objetivos pelos quais foram gerados.
É importante que as três fases de «vida» dos documentos descritas acima sejam tratadas de maneira ordenada, normalizada e integrada, para realizar a passagem de um arquivo a outro e a eliminação de documentos de acordo com os procedimentos adequados. É muito importante cuidar dos documentos desde o momento de sua origem e gestão. Nosso primeiro contato com o acervo pode nos apresentar uma documentação organizada de acordo com as necessidades administrativas da escola. Uma organização preexistente pode ser um importante caminho para se entender o contexto de produção da documentação.
Por isso, recomenda-se proceder ao mapeamento, identificando e registrando os conjuntos documentais e sua localização no arquivo. Por outro lado, você pode se deparar com uma grande quantidade de documentos totalmente misturados, guardados sem nenhuma ordem em caixas de papelão, em sacos de lixo ou até mesmo amontoados em grandes pilhas. A espécie se define pela natureza das informações e sua disposição nos documentos. O mesmo processo pode fazer em relação aos atestados, aos relatórios e aos demais documentos do arquivo.