Para que a burocracia funcione corretamente, é imprescindível que sejam elaborados Procedimentos Operacionais Padrão - POPs. Nesses termos, pode-se dizer que os POP's são:
Soluções para a tarefa
1. Racionalidade em relação ao alcance dos objetivos da organização.
2. Precisão na definição do cargo e na operação, pelo conhecimento exato dos deveres.
3. Rapidez nas decisões, pois cada um conhece o que deve ser feito e por quem, e as ordens e papéis
tramitam pelos canais preestabelecidos.
4. Univocidade de interpretação garantida pela regulamentação específica e escrita. Por outro lado, a
informação é discreta, pois é fornecida apenas a quem deve recebê- la.
5. Uniformidade de rotinas e procedimentos que favorece a padronização, a redução de custos e
erros, pois as rotinas são definidas por escrito.
6. Continuidade da organização por meio da substituição do pessoal que é afastado. Além disso, os
critérios de seleção e escolha do pessoal baseiam- se na capacidade e na competência técnica.
7. Redução do atrito entre as pessoas, pois cada funcionário conhece o que é exigido dele e quais os
limites entre suas responsabilidades e as dos outros.
8. Constância, pois os mesmos tipos de decisão devem ser tomados nas mesmas circunstâncias.
9. Confiabilidade, pois o negócio é conduzido por meio de regras conhecidas, e os casos similares são
metodicamente tratados dentro da mesma maneira sistemática. As decisões são previsíveis e o
processo decisório, por ser despersonalizado no sentido de excluir sentimentos irracionais, como
amor, raiva e preferências pessoais, elimina a discriminação pessoal.
10. Benefícios para as pessoas na organização, pois a hierarquia é formalizada, o trabalho é dividido de
maneira ordenada e as pessoas são treinadas para se tornarem especialistas, podendo encarreirar- se
na organização em função de seu mérito pessoal e competência técnica.
b) conjunto de instruções escritas que servem para mostrar como uma tarefa deve ser desempenhada.