O GMD (gerenciamento matricial de despesas) é um método de gerenciamento orçamentário cruzado, baseado na análise parametrizada dos gastos operacionais (despesas e custos fixos) que está sendo aplicado em empresas privadas e também na administração pública. As empresas que adotam o conceito de gerenciamento matricial devem incorporá-lo no controle orçamentário. Assim, as justificativas das variações são dadas por ambos os gestores: o de pacotes e o do centro de custo ou conta. O gestor de pacote dá seu parecer quanto à justificativa do gestor do centro de custo e seu impacto na conta total. O GMD é um instrumento gerencial utilizado para planejamento e controle do orçamento anual e tem sua implementação baseada em três princípios: a) Controle cruzado: isto significa que todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por duas pessoas; b) Desdobramento dos gastos: implica que, para a definição das metas, todos os gastos devem ser detalhados até o nível de atividades e de unidade orçamentária; c) Acompanhamento sistemático: isto implica em instituir uma dinâmica de acompanhamento dos resultados, comparando-os com as metas e definindo ações corretivas para os desvios.
WANZUIT, Diane Regina Ditz. Proposta de uma sistemática de apoio à implementação do orçamento matricial: o caso de uma indústria de alimentos. Dissertação de mestrado. PPGEng, UFRGS, Porto Alegre, 2009.
A partir das informações do texto acima, bem como o conteúdo estudado na aula extra "Estudo de Caso" da disciplina, responda:
a) Quais são as principais características que diferenciam as estruturas organizacionais funcionais e matriciais? (sua resposta deve conter no mínimo 5 e no máximo 10 linhas).
b) Como o gasto é planejado e executado no contexto do Orçamento Matricial? (sua resposta deve conter no mínimo 5 e no máximo 10 linhas).
Soluções para a tarefa
Resposta:
Estrutura Funcional
A estrutura mais indicada para pequenas empresas, tem como “dono” o pai da Teoria Clássica da Administração, Henri Fayol. Na estrutura funcional os recursos estão organizados em departamentos. Por exemplo: administrativo, contábil, marketing, desenvolvimento, produção, etc.
Os recursos alocados em cada departamento respondem a um único chefe. Além disso, cada área tem pessoas que compartilham de conhecimentos e habilidades similares.
Vantagens
Departamentos formados por pessoas que falam a mesma língua. Com isso, a comunicação dentro de cada área (intradepartamental) é facilitada.
A especialização é valorizada.
Níveis hierárquicos são bem definidos. Desse modo, cada colaborador consegue visualizar qual é o próximo degrau a atingir.
Incentiva as especializações, pois dentro de cada área há os especialistas.
Orientação de cada pessoa para atividades que utilizem sua capacidade com eficácia.
Desvantagens
Se a comunicação intradepartamental é rápida, o mesmo não ocorre entre as diferentes áreas (interdepartamental). Por esse motivo, a empresa demora a dar uma resposta rápida ao mercado. Essa é uma das razões pelas quais empresas dinâmicas podem ter problema com a estrutura organizacional funcional.
Não exista a preocupação da empresa com um todo. Cada área se preocupa em cumprir seus objetivos e prioridades.
As pequenas empresas tendem a se beneficiar dessa estrutura porque geralmente não têm problemas de comunicação.
Estrutura Divisional
Mais indicada para empresas que trabalham com diferentes mercados e uma carteira de clientes variada. É formada por divisões separadas e autossuficientes. Cada divisão é responsável por um produto ou serviço de acordo com os objetivos organizacionais.
A estrutura pode ser por: clientes, produtos ou serviços, localização geográfica, por projetos ou por processos.
Vantagens
Maior autonomia para cada unidade.
Marketing é pensado de acordo com o mercado de atuação de cada unidade.
Tomadas de decisão mais independentes, que permitem uma resposta mais rápida ao cliente.
Desvantagens
Aumento de custos, pois como cada unidade é uma operação, precisará de recursos próprios.
Portas abertas para desculpas. Como as divisões são autossuficientes, há o risco de a culpa pelo baixo número de vendas de um produto ser atribuído à região, por exemplo.
Estrutura Matricial
Lembra da estrutura funcional? Na matricial a regra de Fayol cai por terra e cada colaborador tem dois chefes: o do departamento ao qual se encontra e o chefe do projeto em que está alocado.
Portanto, a Estrutura Matricial envolve um pouco da estrutura funcional (chefe do departamento) e um pouco da divisional (chefe do projeto).
Como cada departamento possui dupla subordinação, aqui o princípio de comando deixa de existir. Por esse motivo, a matriz destaca a interdependência entre as áreas e apresenta para a empresa a necessidade de lidar com ambientes mais complexos.
A Estrutura Matricial tem como proposta satisfazer ambas as necessidades: de coordenação e de especialização. Seu objetivo é o de obter o maior rendimento possível. Esta é a forma mais utilizada especialmente em grandes empresas, pois cada área tem o tipo de estrutura que melhor se adapta à execução de suas tarefas.
Inclusive, quando falamos de Gestão Orçamentária, temos uma das principais Metodologias Orçamentárias que é 100% embasada pelo conceito de Estrutura Matricial. Estamos falando aqui do Orçamento Matricial.
Vantagens
Possibilita um ambiente mais participativo, pois depende da colaboração de muitas pessoas diferentes.
Colaboradores têm mais participação ao tomar decisões nos níveis mais baixos da hierarquia.
Enfatiza a interdependência entre os departamentos, proporcionando oportunidades de delegação, maior contribuição pessoal e participação na tomada de decisão nos níveis mais baixos da hierarquia.
Mais facilidade em controlar os resultados.
Desvantagens
A dupla subordinação (chefes funcionais e divisionais) pode criar conflito de interesses.
Rixas entre chefes de departamentos.
Dificuldade de adaptação por parte de alguns funcionários.
Comunicação deficitária.