Descreva o que é gestão de documentação e quais são as atividades envolvidas nesse processo.
Soluções para a tarefa
Resposta
É um conjunto de tarefas e procedimentos orientados para obter maior eficácia e economia na exploração ou aproveitamento dos documentos. são medidas que se toma para tornar mais fácil o manuseio dos documentos para que na necessidade de uma informação contida no mesmo, seja fácil busca-la e encontrá-la, e isso envolve sua elaboração, fluxo, uso, avaliação, arquivamento em sua fase corrente e intermediária. Entende-se por fase corrente quando um documento está em atividade, usado com frequência, como por exemplo, um fluxo ou procedimento, e intermediária é usado com pouca frequência, porém ele precisa ser administrado assim como os outros, por exemplo, o contrato social da organização.
O objetivo da gestão de documentos é:
• Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.
• Viabilizar recuperação da informação, e isso pode ocorrer através de softwares que possibilitam a localização e utilização da informação com eficientes ferramentas de busca.
• Preservar a memória institucional, ou seja, a história e arquivos importantes para organização.
• Aperfeiçoar o uso da informação, ou seja, tornar ideal o uso da informação.
A Gestão de Documentos trata-se do conjunto de processos que uma instituição implementa visando garantir a produção e o arquivamento de seus registros tidos como mais importantes, assim como o uso adequado dos mesmos.
A gestão de documentos é composta por algumas tarefas:
- Produção,
- Tramitação,
- Uso,
- Avaliação e
- Arquivamento.
Em empresas menores é possível que esse processo seja feito manualmente, mas em empresas maiores o interessante é que ele seja automatizado.
Bons estudos!