Question

Contexto: A senhora Olívia é uma competentíssima e atarefada profissional de recepção e atendimento que trabalha para uma Multinacional Montadora Automobilística McSkalyon Inc. Certo dia, em uma sexta-feira, quase no fim do expediente, ela tinha delegado ao funcionário Pedro, office-boy da empresa, a entrega de algumas pastas que estavam nomeadas da seguinte forma: Pasta de Notas de Compras; Pasta Contratos; Pasta Boletos de Pagamento; Pasta Fichas Cadastrais Funcionários; Pasta Folha de Pagamento de uma filial; Pasta Notas Fiscais; Cujos documentos deveriam ser assinados pelos diretores dos respectivos setores e, posteriormente, deveriam ser devolvidos para que ela pudesse dar sequência aos procedimentos relativos à sua função. O office-boy Pedro deveria encaminhar todas as pastas contendo os documentos aos setores de destino, no entanto havia ocorrido um acidente de percurso e o office-boy, ao esbarrar em um extintor de incêndios em um dos corredores da empresa, tinha deixado cair todas as pastas no chão, inevitavelmente, misturando todos os documentos que nelas se encontravam. Pedro não relatou o fato à recepcionista. Assim sendo, foram encaminhadas algumas notas de aquisição de materiais e notas fiscais para pagamento de alguns fornecedores para outro setor não responsável pelos documentos. O setor receptor não notificou Olívia a respeito desse recebimento equivocado. Ela só tomou conhecimento do ocorrido, dez dias depois, quando recebeu a visita do representante de um dos fornecedores questionando o não pagamento e sinalizando a possibilidade de exigência de juros e multas por atraso sobre o valor das notas fiscais ainda não pagas. Como se não bastasse, a diretoria de produção lhe encaminhou um memorando por correspondência eletrônica com reclamações do departamento de produção sobre o não recebimento dos materiais solicitados, o que acarretou atrasos na entrega de produtos.

Desafio: Quais possíveis soluções a senhora Olívia poderá apresentar aos problemas ocorridos na Multinacional McSkalyon Inc., buscando atender as demandas de seus clientes internos e externos, dando os devidos encaminhamentos, contribuindo para o fluxo e das informações, proporcionando um atendimento efetivo, mantendo a qualidade dos serviços prestados e a satisfação de todos seus clientes?

Answer 1

A senhora Olívia poderá demonstrar os problemas da Multinacional McSkalyon Inc ao mostrar que durante os diversos processos de transmissão  da informação e dos documentos os emissores e receptores.

Os responsáveis não fizeram às devidas conferências, não relataram o ocorrido e não buscaram uma solução; três erros consecutivos. Portanto, a melhor forma de evitar novas ocorrências é notificar todos os envolvidos e estabelecer um critério de qualidade na empresa, estabelecendo checagens e melhora da comunicação entre os setores, sempre notificando um ao outro em caso de problemas.

Abraços!