a importância da gestão documental dentro de uma organização é permitir a partilha de documentos desta forma isso gera benefícios e simplifica os processos de negócio da empresa suponha que você trabalha com técnico em administração numa organização que já sofreu o prejuízo pela falta de organização organização documental por isso os sócios da organização solicitam aplicações sobre a implantação da gestão de documentos portanto em relação à gestão de documentos você deverá responder as seguintes perguntas ?
a)de que modo a gestão documental pode auxiliar na organização de documentos para responder com facilidade as informações solicitadas pelos órgãos fiscalizadores como receita federal receita estadual e o ministério do trabalho?
b) como a gestão documental pode auxiliar em processo de auditoria externa?
c)como a gestão documental pode auxiliar em demandas jurídicas ?
d) como a gestão documental pode auxiliar no processo de compliance?
Soluções para a tarefa
a) A gestão documental facilita a localização dos documentos pedidos por órgãos como receita federal receita estadual e o ministério do trabalho, assim como também que esses documentos não se percam.
b) Em uma auditoria externa de órgãos compescentes ou particular, eles precisam dos documentos para estabelecer a real situação de uma empresa, se todos esses documentos não são encontrados ou estão fora de ordem torna o trabalho de uma auditoria muito mais complexo e demorado.
c) pode auxiliar em demandas jurídicas agilizando o processo de procura de um documento pedido no menor prazo possível e evitando a perda do mesmo.
d) É estar em conformidade com leis e regulamentos. Abrangendo todas as políticas, regras, controles internos e externos aos quais a organização precisa se adequar. Adequando-se ao compliance, suas atividades estarão em plena conformidade com as regras e legislações aplicadas aos seus processos.