A Bebilar é uma distribuidora de bebidas que abastece bares e mercados de pequeno porte. Jorge é o gerente geral da empresa. Sua função é receber os pedidos dos vendedores e, ao final do dia, repassá-los aos funcionários que carregam os caminhões com os lotes a serem entregues. Recentemente, a empresa tem tido problemas com as entregas, precisando muitas vezes voltar nos locais para buscar itens que foram entregues errado ou para entregar algum que faltou. Hoje, os pedidos chegam a Jorge por meio de iPad e de e-mail, ou seja, há uma comunicação formal documentada. Porém, não existe padrão para a solicitação da quantidade, podendo-se solicitar caixa, unidades ou litro. Jorge tem certeza de que repassa os pedidos corretamente. Os funcionários dizem que só carregam o que está nos pedidos, e os vendedores cobram uma solução, pois os clientes estão começando a reclamar. Se você fosse um consultor, como resolveria este problema de comunicação?
Soluções para a tarefa
PADRÃO DE RESPOSTA ESPERADO
O primeiro passo para identificar problemas de comunicação em uma empresa é analisar os instrumentos utilizados para estabelecê-la.
No caso da Bebilar, há instrumentos formais estabelecidos, os pedidos são enviados via iPad pelos vendedores diretamente para o e-mail do gerente, que os transfere para uma planilha, entregando-a para os funcionários do depósito, que fazem a leitura e carregam os caminhões com base nas orientações de distribuição.
Mesmo existindo uma comunicação formal nesse processo, verificou-se que, em 90% dos problemas de comunicação das empresas na Bebilar, há erros de interpretação nos pedidos e na forma como são escritos.
Para que a comunicação seja eficiente dentro de uma empresa, ela precisa, além de ser documentada, ser padronizada. Termos como caixas, lotes, unidades, engradados e outros podem ser utilizados como sinônimos por alguns funcionários e significar quantidades diferentes para outros. Portanto, é importante padronizar a utilização de termos comumente utilizados pelos funcionários, facilitando a sua interpretação. Instrumentos formais de comunicação escrita ou mesmo uma comunicação oral, quando bem utilizados, podem facilitar as relações dentro da organização.
Um dos principais pontos a serem levantados seria a catalogação de todos os materiais existentes na empresa, através de um sistema informatizado, padronizando desta forma os pedidos.
Em seguida, o cliente solicita o pedido, que será recebido por Jorge e preparado para entrega. Cada entregador terá o aplicativo instalado, de forma que consiga verificar o produto e consumidor, sendo dado baixa no momento da entrega efetuada.
Sistemas automatizados e logística
Os sistemas automatizados são uma forma de aderir a tecnologia e facilitar o cotidiano das empresas, sobretudo em logística, de forma que as equipes aumentem a produtividade, reduzam erros e como consequência custos.
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Bons estudos!
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